Pemahaman
Proses Komposisi
Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk
menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan
menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif
adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan
komunikasi.
Proses
komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga
langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu
yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan,
kondisi, dan situasi komunikasi.
Proses
komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi
tahapan-tahapan :
1.
Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang
akan digunakan
2.
Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk
draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan
untuk mendukung ide pokok bahasannya.
3.
Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi
pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan
kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar.
B.
Tahapan Perencanaan Pesan Bisnis
Komunikator
yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadang-kadang terjadi
kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu
memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut :
1.
Penentuan Tujuan
Tujuan
penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan
pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens
dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa
mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai.
Tujuan
umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan
menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas
bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup
antara lain :
a.
Keputusan untuk meneruskan pesan
b.
Keputusan untuk menanggapi audiens
c.
Keputusan untuk memusatkan isi pesan
d.
Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
Sedangkan
tujuan komunikasi bisnis meliputi :
a.
Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain.
b.
Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan
negosiasi bisnis.
c.
Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang
dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah
dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing.
2.
Pertimbangan Pengiriman Pesan
Sebelum
menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu
dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :
a.
Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh
karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan
secara realistis.
b.
Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan
penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan,
pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala
sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
c.
Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan
dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki
kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada
seseorang.
d.
Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja
sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap
komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada
hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.
3.
Analisis Audiens
Bila
suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa
mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis
kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua
itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal
itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut :
a.
Mengembangkan profil audiens dengan cara :
·
Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Audiens
dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya
sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang
berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk
dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi
sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang
formal.
·
Menentukan siapa audiensnya
Bila
audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling
dominan yang paling dominan diantara mereka.
·
Mengetahui bagaimana reaksi audiens
Setelah
mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan
dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang
kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan
saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.
·
Mengetahui pemahaman audiens
Dalam
penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri
audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman.
Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu
diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik.
·
Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens
Jika
antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang
komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan.
Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak
pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
b.
Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:
·
Menemukan keinginan audiens
Untuk
dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa
yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta.
Memberikan
informasi secara keseluruhan beserta tambahannya
Harus
dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak
terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan
disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta
audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.
·
Informasi yang diberikan harus akurat
Informasi
yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung
jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi,
seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera
memperbaikinya.
·
Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Berusaha
untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan
perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa
yang telah disampaikan.
c.
Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Berusaha
untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi
yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan,
memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.
d.
Penentuan Ide Pokok
Metode
identifikasi terhadap ide pokok :
·
Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan
keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai
alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik
brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random
list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic
approach, dan question and answer chain.
Pembatasan
Cakupan
Secara
umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang
lebar justru akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens adalah orang
yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan
waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan,
dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
C.
Pemilihan Saluran Dan Media
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written).
Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau
maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
1.
Komunikasi Lisan
Salah
satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya
dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan
yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan yang permanen.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau lebih,
pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok, seminar,
workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.
Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya
sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya
berbentuk audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan
slide show.
2.
Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan
tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan
laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan
diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan
catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang.
Dalam
memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan
biaya pengiriman serta harapan audiens.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar